Word困ったちゃん6人

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Wordは社会人にとっては必須技能のようですが、レベルや作法は千差万別です。
一人で使う分にはどんな使い方をしようが勝手です。
しかし、そのWordファイルを他人に渡す場合は違います。おかしな作り方をしていると受け取った方が困ります。
Word文書は芸術作品ではないので将来、訂正する人の立場を考えて作りたいものです。
そんな、身近にいる「困ったちゃん」を6人ほど紹介します。

変更履歴を残して文書を配布してしまう人

Wordでは変更履歴を記録することができますが、最終版を他人に見せるときに変更履歴を消さずに渡してしまう人がいます。文章をこねくり回した様を見せられると困ってしまいます。
変更履歴が残っていると、メニューの 校閲-変更履歴-変更内容の表示 で「最終版(変更箇所/コメントの表示)」を選択すると全部見えてしまいます。
解消するには、メニューの 校閲-変更履歴-変更履歴の記録 を選択し、変更履歴の記録をオフにします。
そして、メニューの 校閲-変更箇所-承諾-ドキュメント内のすべての変更を反映 を選択します。

ページを手動で付ける人

Wordはページ番号を自動的に付けることができますが、たまに一々、手で入力している人がいます。それもフッターでなく本文の最下行に。

目次を手動で作る人

目次を手で入力しているので、本文を編集してページがずれるたびに一々、修正している人です。
見出しを正しく設定すれば目次を自動的に作ることができます。

スペースで中央揃え、右揃えをする人

スペースをたくさん使って文字を真ん中や右端にずらしている人です。「テキストエディターか!」と言いたいところですが、そういう人に限ってテキストエディターが何か知りません。スペースも全角と半角が混ざっていたりします。
解消するには、ホーム-段落-中央揃え、右揃え を選択します。

単に文字列を四角で囲むためにテキストボックスを使う人

文書のある部分を目立つようにしたいときにテキストボックスを使う人です。これは「テキスト」でなく「図形」なのでレイアウトが崩れる原因になりますし、文書全体をコピーしようとしてもテキストボックス内のテキストは取得できません。
単に四角で囲みたいならば囲み線を使えばいいですし、もっと広い範囲ならば表(罫線)を使えばいいのです。
そもそも目立たせるためならば、文字の大きさを変えるだけで充分でしょう。

すべての行に改行マークを入れる人

例えば1行を40桁にするときに40文字毎に改行マーク(正確には段落)を入れる人です。文字列が永遠に右の方に続いていくと思っているらしく、所定の桁数で自動的に折り返されることを知らないようです。

[ 2013年7月6日 | カテゴリー: Word | タグ: , ]

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コメント

  1. […] 前に、Wordの使い方がおかしい困ったちゃん6人を紹介しましたが、今回はExcelの困ったちゃんです。 […]

  2. […] 最近、見かけた方法は、文字を図形の長方形で囲み、「オートシェイプの書式設定」ダイアログの「色と線」タブで塗りつぶしの透過性を100%にしていました。 確かに文字が四角で囲まれますが、文字の上に透明な図形が載っている状態なので、文字を直接、編集できません。操作に詳しくない人だと修正ができないでしょう。「Word困ったちゃん」に加えたいところです。 後述しますが、この場合は透過性を指定するのではなく、「塗りつぶしなし」とするのが正解です。 […]

  3. […] Wordには文字を四角で囲む方法がいくつかあります。 最近、見かけた方法は、文字を図形の長方形で囲み、「オートシェイプの書式設定」ダイアログの「色と線」タブで塗りつぶしの透過性を100%にしていました。 確かに文字が四角で囲まれますが、文字の上に透明な図形が載っている状態なので、文字を直接、編集できません。操作に詳しくない人だと修正ができないでしょう。「Word困ったちゃん」に加えたいところです。 後述しますが、この場合は透過性を指定するのではなく、「塗りつぶしなし」とするのが正解です。 […]

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