内容証明のためのWordの設定

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「Wordで内容証明の文書を作りたい。設定方法を知りたい」と訊かれたので調べてみました。
色々と面倒なルールがあります。

内容証明の文字数制限

内容証明とは、大事な文書を相手に郵送するときにそのコピーを郵便事業会社が預かってくれるサービスです。後で揉めたときにはその内容を証明してくれます。
その文書には1枚あたりの文字数制限があり、これが面倒なのです。
郵便事業株式会社の「内国郵便約款」の第123条第1項第1号に定められています。
(各種約款 - 日本郵便)

1行20字(記号は、1個を1字とします。以下同じとします。)以内、1枚26行以内で作成すること。ただし、謄本を横書きで作成するときは、1行13字以内、1枚40行以内又は1行26字以内、1枚20行以内で作成することができる。

つまり次のいずれかになります。

  • 20字×26行
  • 13字×40行
  • 26字×20行

どれも1枚あたり520字です。
記号も1字にカウントされます。禁則処理で句読点(「。」など)が文末にはみ出るとアウトです。郵便局で訂正させられるそうです。

Wordの設定

Wordの設定方法は次の通りです。Word2007の場合ですが他のバージョンでも見た目が違うだけでやり方は同じだと思います。

文字数と行数の指定

  1. ページレイアウト-ページ設定の右下の矢印をクリックして「ページ設定」ダイアログを表示。
  2. 「文字数と行数」タブを選択。
  3. 「文字数と行数を指定する」のチェックを入れる。
  4. 文字数と行数に数値をセットする。
  5. OKをクリック。

禁則処理

  1. 文書全体を選択。※Ctrlキーを押しながらAを押す。
  2. 右クリック-段落を選択し「段落」ダイアログを表示。
  3. 「体裁」タブを選択。
  4. 「禁則処理を行う」のチェックを外す。
  5. 「句読点のぶら下げを行う」のチェックを外す。

しかし

律儀な人は制限文字数一杯にしたいので上のような設定をすると思います。
しかしルール上は「20字以内×26行以内」ですので、これより少なく設定すればよいのです。
例えば「18字×26行」などにしておけば、はみ出すことはないでしょう。ページ数が増えない範囲で調節してください。

[ 2012年4月21日 | カテゴリー: Word | タグ: , ]

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