差し込み印刷のデータソースが見付からない

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Wordの差し込み印刷は、「Wordの差し込み文書」と「Excelなどのデータソース」をペアにして使うことが多いと思います。
このペアを他人に渡した場合など、別の環境で差し込み文書を開こうとすると次のようなエラーメッセージが表示されることがあります。

エラーが発生しました:パス'C:\xxxxx\data.xlsx'は正しくありません。パス名に間違いがないことと、ファイルが置かれたサーバーに接続していることを確認してください。

データソースが見付からないということのようです。パス名(ファイルの保存場所)が絶対参照であるため、フォルダ構造が変わるとダメです。
これを相対参照にする方法があればよいのですが見当たりません。
データソースの場所を改めて指定する方法は次の通りです。Word2007で確認しました。

  1. 差し込み文書を開く。
  2. 「この文書を開くと~続行しますか?」というダイアログが出るので「はい」をクリック。
  3. 「エラーが発生しました~」というエラーメッセージが出るので「OK」をクリック。
  4. 「データリンクプロパティ」ダイアログが出るので「OK」をクリック。
  5. 「エラーが発生しました~」というエラーメッセージが出るので「OK」をクリック。
  6. 「○○は差し込み印刷のメイン文書です。~」というダイアログが出るので「データファイルの検索」をクリック。
  7. 「データファイルの選択」ダイアログが出るのでシートを選択して「OK」をクリック。

上書き保存をすれば次からは正しく開くはずです。

あるいは次のように一度、リンクを解除して、あらためてリンクを設定する方法もあります。

  1. 「この文書を開くと~続行しますか?」というダイアログが出るので「いいえ」をクリック。
  2. データとリンクしていない状態でWord文書が開く。
  3. メニューの差し込み印刷-差し込み印刷の開始-宛先の選択-既存のリストを使用、を選択。
  4. 「データファイルの検索」ダイアログで該当するExcelファイルを選択して「開く」をクリック。
  5. 「テーブルの選択」ダイアログで該当のシートを選択して「OK」をクリック。

[ 2012年4月16日 | カテゴリー: Word | タグ: ]

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