Wordには二つの文書の比較をして相違する箇所を探す機能があります。
変更前.txtと変更後.txtを比較するものとします。
比較結果は、変更箇所について、変更前の部分を赤の取消線、変更後の部分を青の下線で表示します。
校閲-変更箇所-次へ を選択すると、相違箇所にジャンプします。
相違箇所がない場合は「2つの文書には違いがありません。」と表示されます。
Wordは見出しを適切に設定しておくと目次を簡単に作ることができます。
目次の作り方は次の通りです(Word2007の場合)。
この作り方の場合、ハイパーリンクも設定されて、目次をクリックすると該当するページに跳びます。
このハイパーリンクが不要な場合は次のようにします。
フィールドコードの設定については次のページに書かれています。
フィールド コード : TOC (目次) フィールド – Word – Office.com
「Wordで内容証明の文書を作りたい。設定方法を知りたい」と訊かれたので調べてみました。
内容証明とは、大事な文書を相手に郵送するときにそのコピーを郵便事業会社が預かってくれるサービスです。後で揉めたときにはその内容を証明してくれます。
その文書には1枚あたりの文字数制限があり、これが面倒なのです。
郵便事業株式会社の「内国郵便約款」の第123条第1項第1号に定められています。
(各種約款 – 日本郵便)
１行２０字（記号は、１個を１字とします。以下同じとします。）以内、１枚２６行以内で作成すること。ただし、謄本を横書きで作成するときは、１行１３字以内、１枚４０行以内又は１行２６字以内、１枚２０行以内で作成することができる。
つまり次のいずれかになります。
どれも1枚あたり520字です。
記号も1字にカウントされます。禁則処理で句読点(「。」など)が文末にはみ出るとアウトです。郵便局で訂正させられるそうです。
Wordの設定方法は次の通りです。Word2007の場合ですが他のバージョンでも見た目が違うだけでやり方は同じだと思います。
律儀な人は制限文字数一杯にしたいので上のような設定をすると思います。
しかしルール上は「20字以内×26行以内」ですので、これより少なく設定すればよいのです。
例えば「18字×26行」などにしておけば、はみ出すことはないでしょう。ページ数が増えない範囲で調節してください。
Wordの差し込み印刷は、「Wordの差し込み文書」と「Excelなどのデータソース」をペアにして使うことが多いと思います。
このペアを他人に渡した場合など、別の環境で差し込み文書を開こうとすると次のようなエラーメッセージが表示されることがあります。
エラーが発生しました:パス’C:\xxxxx\data.xlsx’は正しくありません。パス名に間違いがないことと、ファイルが置かれたサーバーに接続していることを確認してください。
データソースが見付からないということのようです。パス名(ファイルの保存場所)が絶対参照であるため、フォルダ構造が変わるとダメです。
これを相対参照にする方法があればよいのですが見当たりません。
データソースの場所を改めて指定する方法は次の通りです。Word2007で確認しました。
上書き保存をすれば次からは正しく開くはずです。
フィールドはWord文書にただの文字列とは違う効果を与えるための仕組みで、日付が自動的に更新される仕組みもこのフィールドが使われています。
Wordの索引は、対象となる文字列に索引項目フィールドを追加して作られます。
索引項目は「蜜柑{ XE “蜜柑”\y”みかん”}」のように表示されます。
これを一括して削除するためのマクロです。
Wordには自動的に索引を作る機能がありますが、索引に使われる文字列を登録するのが面倒です。
あらかじめ登録する文字列を一覧表にしておき、これを使って登録する方法が自動索引登録です。Word2007で確認しました。
なおWordでは「索引(Index)」は「みかん…24、りんご…35」というような文字列が何ページに出てくるかを表す一覧表を指します。
「索引挿入」はこの索引そのものを作ることを指し、「索引登録」は索引に使われる文字列(索引項目)を登録することを指します。
別途、Word文書で索引登録ファイルを作る。
| 蜜柑 | “蜜柑”\y”みかん” |
| 林檎 | “林檎”\y”りんご” |
| 檸檬 | “檸檬”\y”れもん” |
Word文書には範囲指定した部分に対してコメントを付けることができます。
しかし範囲を変更することができません。
そこでマクロを作ってみました。
正しい範囲を指定します。
このとき元の範囲と重なる部分が必要です。つまり範囲を広げるか狭めるかのいずれかです。全く別の場所に移動することはできません。
マクロ「コメント範囲変更」を実行します。
元のコメントが削除され、新たに指定した範囲に元のコメント文がセットされます。
Wordのコメントだけを抽出して一覧にするマクロです。
Word文書を開き、マクロ「コメント一覧作成」を実行すると、文書の末尾にコメント一覧を出力します。
Word2007で確認しました。
【コメント一覧】
1>2012/04/02 14:38:00>佐藤「緑茶」ここは紅茶では？
2>2012/04/04 10:38:00>鈴木「コーヒー」具体的な豆の名前が必要。
3>2012/04/03 15:39:00>佐藤「売上」単位は？
Wordでフローチャートを作るときのコツを書きます。Word2007で確認しました。
まず描画キャンバスを使います。
挿入-図-図形-新しい描画キャンバスを選択すると大きな長方形が挿入されます。
この上に図形を自由に配置できます。
次に四角形(図形)を配置します。
挿入-図-図形-フローチャートから選択します。
長方形は「処理」、ひし形は「判断」などのルールがあります。
| 図形 | 内容 |
|---|---|
| 長方形 | 処理 |
| ひし形 | 判断(YESまたはNOで分岐します) |
| 左右二重線の長方形 | 定義済処理 |
| 左右丸の長方形 | 端子(フローチャートの開始と終了を表すそうです) |
四角形同士をコネクタで繋ぎます。「直線」や「矢印」を使います。
コネクタの端を、長方形の辺の中心やひし形の頂点に合わせておきます。こうすると四角形を移動してもコネクタが自動的に繋がります。
この機能は描画キャンバスを使っている場合だけ対応しているようです。
カギ線コネクタを使うと水平な線と垂直な線を組み合わせて繋ぐのでフローチャートらしい線になります。
複数行の数式を書くときに、左辺は変わらないので、右辺だけ書くケースがあります。
見やすさを考慮するとイコールの縦の位置は揃えたいところです。
ところが、Wordの数式の挿入でイコールの位置を揃えようとすると結構難しいです。
次のようにするとうまくできます。
まず通常通り入力します。
a=bc+bd
a=b(c+d)
この場合、下の「a」の部分の色を背景色と同じにします。
これで見た目は右辺だけになりイコールの位置も揃います。
数式の挿入でなく、本文中に文字列として数式を書く場合にも、この方法は使えます。
スペースを入れて調整する方法もありますが、等角フォントでないと正しく揃わないことがありますが、入力しておいて、色を背景色と同じにする方法ならばずれることはありません。
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