You Look Too Cool

Wordには二つの文書の比較をして相違する箇所を探す機能があります。
変更前.txtと変更後.txtを比較するものとします。

1. 校閲-比較-比較-比較を選択し「文書の比較」ダイアログを開く。
2. 「元の文書」として「変更前.txt」を指定(フォルダのアイコンをクリックして選択)して「開く」をクリック。※エンコードの方法の確認が出る場合がある。
3. 「変更された文書」として「変更後.txt」を指定して「開く」をクリック。
4. OKをクリック。※誤って前後同一のファイルを選択した場合はクリックできない。
5. 比較結果が表示される。

比較結果は、変更箇所について、変更前の部分を赤の取消線、変更後の部分を青の下線で表示します。
校閲-変更箇所-次へ を選択すると、相違箇所にジャンプします。
相違箇所がない場合は「2つの文書には違いがありません。」と表示されます。

ファイル名一覧を簡単に作る方法です。
フォルダ内のファイル名が「output.txt」というテキストファイルに出力されます。

1. コマンドプロンプトに「dir /s /b 」と入力。※「b」の後に半角スペース。
2. エクスプローラから該当のフォルダをコマンドプロンプトにドラッグ＆ドロップ。
3. コマンドプロンプトに「dir /s /b フォルダ名」と表示される。
4. この後に「 >output.txt」と入力。※最初に半角スペース。
5. Enterを押す。

「/b」はディレクトリとファイル名のみを表示するためのパラメータ。これがないと「ドライブXのボリュームラベルは～」という説明や日時が表示される。
「/s」は該当するすべてのファイルを表示するためのパラメータ。

Wordは見出しを適切に設定しておくと目次を簡単に作ることができます。
目次の作り方は次の通りです(Word2007の場合)。

1. 参考資料-目次-目次-目次の挿入を選択。
2. 「目次」ダイアログでOKをクリック。

この作り方の場合、ハイパーリンクも設定されて、目次をクリックすると該当するページに跳びます。
このハイパーリンクが不要な場合は次のようにします。

1. Alt+F9(Altキーを押しながらF9キーを押す)でフィールドコードを表示。
2. 「TOC \o “1-3″ \h \z \u」のように表示されるので「\h」を削除。
3. Alt+F9でフィールドコードを非表示。目次を表示。
4. 目次の上で右クリック-フィールド更新を選択。
5. 「目次の更新」ダイアログで「目次をすべて更新する」にチェックしOKをクリック。

フィールドコードの設定については次のページに書かれています。
フィールド コード : TOC (目次) フィールド – Word – Office.com

「Wordで内容証明の文書を作りたい。設定方法を知りたい」と訊かれたので調べてみました。

内容証明の文字数制限

内容証明とは、大事な文書を相手に郵送するときにそのコピーを郵便事業会社が預かってくれるサービスです。後で揉めたときにはその内容を証明してくれます。
その文書には1枚あたりの文字数制限があり、これが面倒なのです。
郵便事業株式会社の「内国郵便約款」の第123条第1項第1号に定められています。
(各種約款 – 日本郵便)

１行２０字（記号は、１個を１字とします。以下同じとします。）以内、１枚２６行以内で作成すること。ただし、謄本を横書きで作成するときは、１行１３字以内、１枚４０行以内又は１行２６字以内、１枚２０行以内で作成することができる。

つまり次のいずれかになります。

• 20字×26行
• 13字×40行
• 26字×20行

どれも1枚あたり520字です。
記号も1字にカウントされます。禁則処理で句読点(「。」など)が文末にはみ出るとアウトです。郵便局で訂正させられるそうです。

Wordの設定

Wordの設定方法は次の通りです。Word2007の場合ですが他のバージョンでも見た目が違うだけでやり方は同じだと思います。

文字数と行数の指定

1. ページレイアウト-ページ設定の右下の矢印をクリックして「ページ設定」ダイアログを表示。
2. 「文字数と行数」タブを選択。
3. 「文字数と行数を指定する」のチェックを入れる。
4. 文字数と行数に数値をセットする。
5. OKをクリック。

禁則処理

1. 文書全体を選択。※Ctrlキーを押しながらAを押す。
2. 右クリック-段落を選択し「段落」ダイアログを表示。
3. 「体裁」タブを選択。
4. 「禁則処理を行う」のチェックを外す。
5. 「句読点のぶら下げを行う」のチェックを外す。

しかし

律儀な人は制限文字数一杯にしたいので上のような設定をすると思います。
しかしルール上は「20字以内×26行以内」ですので、これより少なく設定すればよいのです。
例えば「18字×26行」などにしておけば、はみ出すことはないでしょう。ページ数が増えない範囲で調節してください。

Wordの差し込み印刷は、「Wordの差し込み文書」と「Excelなどのデータソース」をペアにして使うことが多いと思います。
このペアを他人に渡した場合など、別の環境で差し込み文書を開こうとすると次のようなエラーメッセージが表示されることがあります。

エラーが発生しました:パス’C:\xxxxx\data.xlsx’は正しくありません。パス名に間違いがないことと、ファイルが置かれたサーバーに接続していることを確認してください。

データソースが見付からないということのようです。パス名(ファイルの保存場所)が絶対参照であるため、フォルダ構造が変わるとダメです。
これを相対参照にする方法があればよいのですが見当たりません。
データソースの場所を改めて指定する方法は次の通りです。Word2007で確認しました。

1. 差し込み文書を開く。
2. 「この文書を開くと～続行しますか？」というダイアログが出るので「はい」をクリック。
3. 「エラーが発生しました～」というエラーメッセージが出るので「OK」をクリック。
4. 「データリンクプロパティ」ダイアログが出るので「OK」をクリック。
5. 「エラーが発生しました～」というエラーメッセージが出るので「OK」をクリック。
6. 「○○は差し込み印刷のメイン文書です。～」というダイアログが出るので「データファイルの検索」をクリック。
7. 「データファイルの選択」ダイアログが出るのでシートを選択して「OK」をクリック。

上書き保存をすれば次からは正しく開くはずです。

フィールドはWord文書にただの文字列とは違う効果を与えるための仕組みで、日付が自動的に更新される仕組みもこのフィールドが使われています。
Wordの索引は、対象となる文字列に索引項目フィールドを追加して作られます。
索引項目は「蜜柑{ XE “蜜柑”\y”みかん”}」のように表示されます。

これを一括して削除するためのマクロです。

Wordには自動的に索引を作る機能がありますが、索引に使われる文字列を登録するのが面倒です。
あらかじめ登録する文字列を一覧表にしておき、これを使って登録する方法が自動索引登録です。Word2007で確認しました。

なおWordでは「索引(Index)」は「みかん…24、りんご…35」というような文字列が何ページに出てくるかを表す一覧表を指します。
「索引挿入」はこの索引そのものを作ることを指し、「索引登録」は索引に使われる文字列(索引項目)を登録することを指します。

索引登録ファイル

別途、Word文書で索引登録ファイルを作る。

1. 2列の表を挿入する。
2. 1列目に文字列、2列目に「”文字列”\y”もじれつ”」というように文字列と読みを組み合わせて入力する。

自動索引登録

1. 自動索引登録をしたい文書を開く。
2. 参考資料-索引-索引の挿入を選択し「索引」ダイアログを表示。
3. 「自動索引登録」をクリック。
4. 索引登録ファイルを選択して「開く」をクリック。

Word文書には範囲指定した部分に対してコメントを付けることができます。
しかし範囲を変更することができません。
そこでマクロを作ってみました。

使い方

正しい範囲を指定します。
このとき元の範囲と重なる部分が必要です。つまり範囲を広げるか狭めるかのいずれかです。全く別の場所に移動することはできません。
マクロ「コメント範囲変更」を実行します。
元のコメントが削除され、新たに指定した範囲に元のコメント文がセットされます。

VBAコード

Wordのコメントだけを抽出して一覧にするマクロです。
Word文書を開き、マクロ「コメント一覧作成」を実行すると、文書の末尾にコメント一覧を出力します。
Word2007で確認しました。

VBAコード

出力例

【コメント一覧】
1>2012/04/02 14:38:00>佐藤「緑茶」ここは紅茶では？
2>2012/04/04 10:38:00>鈴木「コーヒー」具体的な豆の名前が必要。
3>2012/04/03 15:39:00>佐藤「売上」単位は？

Excelで「=8.45-INT(8.45)」を計算すると「0.45」になります。
8.45を切り捨てると8、これを元の数から引くと0.45となります。
これは小数部分だけを取り出す方法です。「=MOD(0.45,1)」とする方法もあります。

しかし表示桁数を増やしてみると「0.449999999999999」になります(Excel2007で確認しました)。
つまりExcelは内部的には「0.45」ではなく「0.449999999999999」で保持していると思われます。有効桁数は15桁だそうです。

通常はこれでも問題ないのですが、切り捨てるときに不具合が生じます。
例えば「=ROUNDDOWN(8.45-INT(8.45)+0.55,0)」は「=ROUNDDOWN(8.45-8+0.55,0)」すなわち「=ROUNDDOWN(1,0)」と同じですから、結果は「1」となるはずですが、実際は「0」となってしまいます。

Excelで計算が合わない場合は、このような小数が原因かもしれません。
対策としては式の途中で適当な桁で丸めてしまう方法が考えられます。
「=ROUNDDOWN(ROUND(8.45-INT(8.45)+0.55,6),0)」
切り捨てる直前で適当な桁数で四捨五入します。
この「適当な桁数」は、最後に切り捨てるときの桁数よりも大きく、15桁より小さければよいと思います。