Excel方眼紙をWord文書に変換

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パソコンで何らかの文書を作成するときにExcelとWordが使えるとします。
表を作成して集計したりする場合にはExcelを使います。
通常の文書、手紙や企画書、マニュアルなどを作成する場合にはWordを使います。
しかし、通常の文書を作成する際にもExcelを使う人がいます。
特に「Excel方眼紙」という手法があるそうで、全てのセルの高さと幅を揃え、ここに文字を入力していきます。
好きな位置に好きなように文字が入力できるのでパソコン初心者には便利な手法です。

しかし数ページに及ぶ長い文書はやはりWordを使った方が便利です。

  • 1ページあたりの行数や桁数を簡単に変えられる。
  • ページ番号が自動的に付けられる。
  • 見出しを正しく設定すると目次が自動的に作られる。

このようなメリットがあります。桁数が簡単に変えられるので他人の作った文書との結合も簡単です。これらはExcelではできない部分です。Wordは文書作成のソフトですのでメリットは他にもたくさんあります。
そこでExcelで作った文書をWord文書に変換する方法を考えます。

ExcelからWordに文字列をコピー&貼り付け

まずExcelの文をWordにコピーします。
Excelで文がセットされているセルを選択してコピーします。広めにコピーして構いません。
これをWordに貼り付けます。
普通に貼り付けると「表」として貼り付けられます。これはこれでいいのですが、Wordの文書作成ソフトとしての機能が使えません。「形式を選択して貼り付け」をします。

  1. メニューの クリップボード - 貼り付け - 形式を選択して貼り付け を選択します。
  2. 「形式を選択して貼り付け」ダイアログで「貼り付ける形式」として「テキスト」を選択します。

こうすると「表」ではなく「タブ区切り」で貼り付けられます。

Wordのタブを削除

このままでは編集しにくいのでタブ文字を削除します。

  1. メニューの ホーム - 編集 - 置換 を選択します。
  2. 「検索と置換」ダイアログの「置換」タブで「オプション>>」をクリックして「検索オプション」を表示します。
  3. 「ワイルドカードを使用する」のチェックを入れます。
  4. 「検索する文字列」に「^t」と入力します。「特殊文字▼」で「タブ文字」を選択してもいいです。
  5. 「置換後の文字列」には何も入力しません。
  6. 「すべて置換」をクリックします。

文書のタブ文字がすべて削除されます。

これで通常のWord文書として編集できるようになったと思います。
なお、図などは貼り付けられませんので、Excelからコピーします。
図は文字の折り返しを「行内」としておくとレイアウトが崩れにくいです。

  1. 図を選択して、メニューの 書式 - 配置 - 文字列の折り返し を選択。
  2. 「行内」を選択。

[ 2013年9月6日 | カテゴリー: Word | タグ: ]

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